Il Garante Privacy, con provvedimento 5 giugno 2019 (G.U. n. 176/2019), ha determinato condizioni e limiti per poter trattare le categorie di dati particolari in vari ambiti, tra cui quello relativo ai rapporti di lavoro.
Non vi sono differenze sostanziali rispetto alla precedente autorizzazione a trattare dati sensibili, venuta meno nel mese di maggio 2018 e prorogata in attesa delle autorizzazioni legate al nuovo Regolamento privacy (GDPR), se non che, rispetto alla disciplina previgente al GDPR, il trattamento non deve essere autorizzato preventivamente, in quanto il titolare che tratta dati particolari si assume la responsabilità di rispettare le prescrizioni di Legge.
Il provvedimento si rivolge ai datori di lavoro e alle agenzie di intermediazione e somministrazione, nonché´ ai consulenti del lavoro e intermediari che curano la gestione del personale o ai medici competenti in materia di sicurezza e igiene sul lavoro.
I dati particolari autorizzati riguardano sia i lavoratori dipendenti assunti, a prescindere dalla tipologia contrattuale, sia i collaboratori, agenti e professionisti, nonché familiari dei predetti interessati ai fini del rilascio, in quest'ultimo caso, di agevolazioni e permessi come nel caso dei permessi Legge 104/92.
Con riferimento alle modalità di trattamento, è previsto quanto segue:
1. i dati devono essere raccolti, di regola, presso l'interessato;
2. in tutte le comunicazioni all'interessato che contengono categorie particolari di dati devono essere utilizzate forme di comunicazione, anche elettroniche, individualizzate nei confronti di quest'ultimo o di un suo delegato, anche per il tramite di personale autorizzato. Nel caso in cui si proceda alla trasmissione del documento cartaceo, questo dovrà essere trasmesso, di regola, in plico chiuso, salva la necessità di acquisire, anche mediante la sottoscrizione per ricevuta, la prova della ricezione dell'atto;
3. i documenti che contengono categorie particolari di dati, ove debbano essere trasmessi ad altri uffici o funzioni della medesima struttura organizzativa in ragione delle rispettive competenze, devono contenere esclusivamente le informazioni necessarie allo svolgimento della funzione, senza allegare, ove non strettamente indispensabile, documentazione integrale o riportare stralci all'interno del testo. A tal fine dovranno essere selezionate e impiegate modalità di trasmissione della documentazione che ne garantiscano la ricezione e il relativo trattamento da parte dei soli uffici o strutture organizzative competenti e del solo personale autorizzato;
4. quando, per ragioni di organizzazione del lavoro, e nell'ambito della predisposizione di turni di servizio, si proceda a mettere a disposizione a soggetti diversi dall'interessato (ad esempio, altri colleghi) dati relativi a presenze e assenze dal servizio, il datore di lavoro non deve esplicitare, nemmeno attraverso acronimi o sigle, le causali dell'assenza dalle quali sia possibile evincere la conoscibilità di particolari categorie di dati personali (ad esempio permessi sindacali o dati sanitari).
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